Latar Belakang
Saat ini pemanfaatan teknologi
komputer serta ilmu pengetahuan sebagai sarana penunjang suatu bisnis sangat
membantu dalam hal mencapai tujuan yang diinginkan. Bukan hanya dapat
mengurangi tingkat kesalahan (human error)
namun juga mengurangi penggunaan tenaga manusia sehingga dapat menghemat biaya
produksi.
Toko Alamtaro merupakan salah
satu perusahaan yang bergerak dalam bidang penjualan kebutuhan sehari-hari. Saat
ini perusahaan ini mengalami perkembangan yang sangat pesat sehingga dibutuhkan
kecepatan dalam proses transaksi penjualan serta adanya kemudahan dalam
memperoleh informasi yang dibutuhkan secara tepat dan akurat.
Data transaksi penjualan
merupakan data yang sangat penting bagi perusahaan, sehingga dibutuhkan sebuah
keamanan data yang sangat baik untuk mencegah kehilangan maupun rusaknya data. Saat
ini Toko Alamtaro melakukan proses pencatatan data barang, serta data transaksi
penjualan masih menggunakan tulisan tangan yang dapat menyita waktu yang cukup
lama dan apabila terjadi kesalahan dalam penulisan menyebabkan data yang ada
tidak akurat. Juga adanya penumpukan data dokumen yang sangat rentan terhadap
kerusakan dan kehilangan serta banyak menyita tempat dalam penyimpanan
dokumennya.
Tujuan
Tujuan dari analisa dan perancangan sistem
aplikasi penjualan pada Toko Alamtaro ini adalah membuat sebuah aplikasi dengan
menggunakan Visual Basic dan Microsoft Access. Selain itu aplikasi yang dibuat
harus dapat:
- Menyediakan interface yang dapat mempermudah user dalam mengolah data secara efisien, mudah, tepat dan teratur.
- Menyediakan sarana untuk memasukan data barang dan transaksi penjualan. Serta dapat menampilkan data barang dan transaksi penjualan barang dari database.
- Menyediakan aplikasi yang mampu membuat laporan data barang dan transaksi penjualan secara cepat, tepat serta efisien.
Metode Pengembangan Sistem
Pengembangan sistem informasi yang berbasis komputer dapat
merupakan tugas kompleks yang membutuhkan banyak sumber daya dan dapat memakan
waktu berbulan-bulan bahkan bertahun-tahun untuk menyelesaikannya. Proses
pengembangan sistem melewati beberapa tahapan dari mulai sistem itu
direncanakan sampai dengan sistem tersebut diterapkan, dioperasikan, dan
dipelihara. Bila operasi sistem yang sudah dikembangkan masih timbul kembali
suatu permasalahan-permasalahan yang kritis serta tidak dapat diatasi dalam
tahap pemeliharaan sistem, maka perlu dikembangkan kembali suatu system untuk
mengatasinya dan proses ini kembali ke tahap yang pertama, yaitu tahap
perencanaan sistem.
Metode Waterfall merupakan suatu cara pengembangan software
yang fase-fasenya berurutan. Sebuah fase tidak bisa dikerjakan sebelum fase
sebelumnya telah selesai dikerjakan.
Berdasarkan pendapat diatas metode waterfall
merupakan metode yang menyarankan sebuah pendekatan yang sistematis melalui
fase-fase pengembangan sistem untuk membangun sebuah perangkat lunak.Metode
pengembangan system waterfall merupakan urutan kegiatan atau aktivitas yang
dilakukan dalam pengembangan system mulai dari penentuan masalah, analisis
kebutuhan, perancangan implementasi, integrasi, uji system, penerapan dan
pemeliharaan.
Struktur pengembangan sistem waterfall
digambarkan sebagai berikut:
Struktur pengembangan sistem yang digunakan
dalam metode waterfall meliputi beberapa fase, Fase-fase yang ada pada metode
waterfall adalah sebagai berikut:
1. Survey sistem
2. Analisis sistem
3. Desain sistem
4. Pembuatan sistem
5. Implementasi sistem
6. Pemeliharaan sistem
Analisa Sistem Berjalan
Use Case Sistem Berjalan
Deskripsi use case diagram:
Nama Use
Case
|
Use
Case Diagram Sistem Penjualan yang Sedang Berjalan
|
Deskripsi
kegiatan
|
Pelanggan
memesan barang kepada kasir, setelah barang
diterima
kemudian melakukan transaksi pembayaran
|
Aktor
|
Pelanggan,
Kasir
|
Pra
Kondisi
|
-
|
Tindakan
Utama
|
Pelanggan
memesan barang secara langsung kepada kasir kemudian dilakukan pengecekan
stok barang, apabila barang tersedia sesuai dengan pesanan pembeli langsung
melakukan transaksi pembayaran kepada kasir.
|
Pasca
Kondisi
|
-
|
Activity Diagram Sistem Berjalan
Deskripsi Activity diagram:
Nama Activity
Diagram
|
Activity
Diagram Sistem Penjualan yang Sedang Berjalan
|
Deskripsi kegiatan
|
Pelanggan
memesan barang kepada kasir, kemudian kasir mengecek barang sesuai pesanan,
apabila barang tidak tersedia kasir menghubungi bag gudang
|
Aktor
|
Pembeli,
Kasir, Bag Gudang, Supplier
|
Pra Kondisi
|
-
|
Tindakan Utama
|
Pembeli
memesan barang secara langsung kepada kasir kemudian dilakukan pengecekan
stok barang, apabila barang tersedia sesuai dengan pesanan pembeli langsung
melakukan transaksi pembayaran kepada kasir. Apabila barang tidak tersedia
kasir segera menghubungi bag gudang agar menyediakan barang sesuai pesanan.
|
Pasca
Kondisi
|
-
|
Evaluasi Sistem Berjalan
Adapun kelemahan-kelemahan dari sistem yang sedang berjalan
meliputi:
- Tidak adanya sistem atau aplikasi yang mampu mengolah data dan menampilkan informasi secara efisien, mudah, tepat dan teratur.
- Belum tersedianya aplikasi penjualan yang mampu menampilkan informasi data barang maupun transaksi penjualan , sehingga pada saat membutuhkan informasi harga barang maupun stok barang kasir mengalami kesulitan karena harus mengecek secara manual dari buku daftar harga maupun buku stok barang yang hal tersebut kurang efisien.
- Pada saat pembuatan laporan banyak menghadapi kendala dikarenakan adanya berkas yang hilang ataupun data yang belum tercatat dibuku.
Sistem Usulan
Sistem yang diusulkan telah terkomputerisasi,
lebih mudah digunakan, integritas data terjaga, serta dapat menghemat waktu
pada saat melakukan transaksi maupun pembuatan laporan-laporan.
Perancangan Basis Data
Normalisasi
Normalisasi dilakukan agar basis
data yang akan diterapkan dapat digunakan dan dioperasikan dengan efesien,
mudah dan tidak mengalami anomali atau keanehan. Normalisasi dimulai dengan
menganalisa tabel dalam bentuk tidak normal.
Bentuk Tidak Normal
Bentuk tidak normal (Unnormalized) adalah bentuk basis data yang memiliki semua atribut
yang diperlukan, tidak memiliki format tertentu dan bahkan kemungkinan basis
data dalam bentuk yang redudansi.Pada tahap ini semua datayang ada akan direkam
tanpa format tertentu dan data bisa jadi mengalami duplikasi.
Atribut
|
Kd_Brng,
Nm_Brng, Harga, Jumlah, Stock, No_Nota_Penj, Tgl_Nota_Penj, Id_User,
Nm_User,Harga, Jumlah, Stock, Id_User, Nm_User.
|
Bentuk Normal Pertama (1NF)
Suatu relasi dikatakan mempunyai bentuk normal
pertama bila semua domain adalah sederhana. Artinya setiap atribut
mempunyai domain tunggal.
Atribut
|
Id_User,
Nm_User,Kd_Brng, Nm_Per, Alamat, No_Telp,
Nm_Brng, Harga, Jumlah, No_Nota_Penj, Tgl_Nota_Penj, Stock.
|
Bentuk Normal Kedua (2NF)
Menentukan atribut dari normalisasi pertama yang
digunakan sebagai primary key, untuk itu tabel dipecah setiap tabel
memiliki primary key dimana semua atribut non primary key bergantung secara
fungsional kepada atribut primary key, bentuk normal 2 sebagai berikut:
Tabel
|
Atribut
|
TbBarang
|
Kd_Brng*,
Nm_Brng, Harga, Stock.
|
TbUser
|
Id_User*,
Nm_User.
|
TbPenjualan
|
No_Nota*,
Tgl_Nota, Id_User, No_Nota*, Kd_Brng, Harga, Jumlah.
|
Keterangan : (*) = simbol primary key
Bentuk Normal Ketiga (3NF)
Bentuk tahap ketiga terpenuhi jika pada sebuah
tabel, semua atribut yang tidak termasuk pada primary key memiliki
ketergantungan fungsional primary key secara utuh, pada normalisasi
ketiga ditentukan field-field mana saja yang dijadikan kunci tamu dan kunci
primer pada tiap tabel sebagai relasi/penghubung tabel satu ke tabel yang
lain. Seperti terlihat dibawah ini:
Tabel
|
Atribut
|
TbBarang
|
Kd_Brng*,
Nm_Brng, Harga, Stock.
|
TbUser
|
Id_User*,
Nm_User.
|
TbPenjualan
|
No_Nota*,
Tgl_Nota, Id_User**.
|
TbDetailPenjualan
|
No_Nota*,
Kd_Brng**, Harga, Jumlah.
|
Keterangan: (*) = primary key, (**) = kunci tamu (foreign
key)
ERD (Entity Relationship Diagram)
Entity Relationship Diagram atau diagram hubungan kumpulan objek-objek
dasaratau disebut entitas dari sistem penjualan yang diusulkan berfungsi untuk
menggambarkan model basis data yang akan dipakai. Model basis data yang
digunakan adalah basis data relasional, dimana setiap entitas saling memiliki
hubungan dengan entitas lain. Entitas dan hubungan yang digambarkan dalam model
ERD tersebut nantinya akan dipakai untuk merancang basis data sistem penjualan.
Berikut adalah ERD sistem usulan:
Diagram Relasi
Perancangan Prosedur Usulan
Tahapan perancangan prosedur ini akan dijelaskan
menggunakan bahasa pemodelan berorientasi objek dengan unified modeling language (UML) mencakup use case diagram, activity diagram, class diagram, component diagram,
sequence diagram, serta deployment
diagramdilanjutkan dengan model desain analisis digunakan untuk pemetaan
awal mengenai perilaku yang diisyaratkan sistem aplikasi kedalam elemen-elemen
pemodelan sistem yang menghasilkan sistem baru yang lebih baik serta mudah
dipahami dan dimengerti.
Diagram Use Case
Use case diagram adalah rangkaian/uraian sekelompok yang saling
terkait dan membentuk sistem secara teratur yang dilakukan atau diwakili oleh
sebuah aktor.Berdasarkan analisissistem yang telah dilakukan sebelumnya, maka
perancangan yang diusulkan pada sistem penjualan di Toko Alamtaro adalah
sebagai berikut:
Gambar diatas merupakan use case diagram sistem yang diusulkan pada Toko Alamtaro. Dalam use case diagram tersebut digambarkan
kasir sebagai aktor, dimana dalam penggunaan sistem yang baru kasir terlebih
dahulu melakukan login sebelum masuk
kedalam menu utama sistem. Setelah login
berhasil sistem baru dapat digunakan baik melakukan input data, transaksi penjualan dan pembelian maupun pembuatan
laporan.
No
|
A1
|
|
Nama
|
Login
|
|
Tujuan
|
Validasi
Login Kasir
|
|
Deskripsi
|
||
Aktor
|
Kasir
|
|
Skenario
Utama
|
||
Kondisi Awal
|
Kasir
memiliki username dan password
|
|
Aktor
|
Sistem
|
|
1.
Masuk ke halaman login
2.
Memasukkan username
dan password
|
1.
Validasi data login yang diisi oleh Kasir (jika berhasil Kasir login, jika
tidak Kasir mengisikan kembali username dan password)
|
|
1.
Masuk ke halaman menuutama Aplikasi Penjualan
|
1.
Tampilkan halaman menu utama Aplikasi
Penjualan
|
|
Kondisi Akhir
|
KasirLogin
|
|
No
|
A2
|
|
Nama
|
Data
Barang
|
|
Tujuan
|
Input
Data Barang
|
|
Deskripsi
|
||
Aktor
|
Kasir
|
|
Skenario
Utama
|
||
Kondisi Awal
|
Kasir
telah melakukan login
|
|
Aktor
|
Sistem
|
|
1.
Masuk ke halaman menu data barang
|
2.
Menampilkan menu data barang
|
|
3.
Input data barang dan menyimpan data barang
|
4.
Konfirmasi data barang berhasil disimpan
|
|
Kondisi Akhir
|
Menampilkan data barang
|
|
No
|
A3
|
|
Nama
|
Penjualan
|
|
Tujuan
|
Input
Data Penjualan
|
|
Deskripsi
|
||
Aktor
|
Kasir
|
|
Skenario
Utama
|
||
Kondisi Awal
|
Kasir
telah melakukan login
|
|
Aktor
|
Sistem
|
|
1.
Masuk ke halaman menu transaksi penjualan
|
2.
Menampilkan halaman menu transaksi penjualan
|
|
3.
Input data transaksi penjualan
|
4.
Konfirmasi data transaksi penjualan telah
disimpan
|
|
Kondisi Akhir
|
Menampilkan data transaksi penjualan
|
|
No
|
A4
|
|
Nama
|
Laporan
|
|
Tujuan
|
Pembuatan
Laporan
|
|
Deskripsi
|
||
Aktor
|
Kasir
|
|
Skenario
Utama
|
||
Kondisi Awal
|
Kasir
telah melakukan login
|
|
Aktor
|
Sistem
|
|
1.
Masuk ke halaman menu laporan
|
2.
Menampilkan halaman menu laporan
|
|
3.
Mencetak laporan
|
4.
Konfirmasi laporan telah dicetak
|
|
Kondisi Akhir
|
Menampilkan laporan
|
|
Activity Diagram
Activity diagram menggambarkan berbagai alir aktivitas dalam sistem
yang sedang dirancang, bagaimana masing-masing alir berawal, decision yang mungkin terjadi, dan
bagaimana mereka berakhir. Activity
diagram juga dapat menggambarkan proses pararel yang mungkin terjadi pada
beberapa eksekusi. Activity diagram
merupakan state diagram khusus,
dimana sebagian besar state adalah action dan sebagian besar transisi di-trigger oleh selesainya state sebelumnya (internal processing).
Activity Diagram Login
Activity Diagram Input Data
Activity Diagram Penjualan
Sequence Diagram
Sequence Diagram menggambarkan
interaksi antar objek di dalam dan disekitar sistem (termasuk pengguna,
display, dan sebagainya) berupa message yang digambarkan terhadap
waktu.Sequence diagram terdiri atas dimensi vertikal (waktu) dan dimensi
horizontal (objek-objek yang terkait).
Sequence diagram biasa digunakan
untuk menggambarkan skenario atau rangkaian langkah-langkah yang dilakukan
sebagai respons dari sebuah event untuk menghasilkan output tertentu. Di awali
dari apa yang men-trigger aktivitas tersebut, proses dan perubahan apa saja
yang terjadi secara internal dan output apa yang dihasilkan. Diagram ini secara
khusus berasosiasi dengan use casediagram.
Masing-masing objek, termasuk actor, memiliki
lifeline vertikal.Message digambarkan sebagai garis berpanah satu dari satu
objek ke objek lainnya. Pada fase desain berikutnya, messageakan dipetakan menjadi
operasi/metoda dari class. Activation bar menunjukkan lamanya eksekusi sebuah
proses, biasanya di awali dengan diterimanya sebuah message.Untuk objek-objek
yang memiliki sifat khusus, standar UML mendefinisikan icon khusus untuk objek
boundary, controller dan entity.
Sequence Diagram Login
Sequence Diagram Input Data Barang
Sequence Diagram Penjualan
Class Diagram
Class Diagram
adalah sebuah spesifikasi yang jika diinstansiasi akan menghasilkan sebuah
objek dan merupakan inti dari pengembangan dan desain berorientasi objek. Class
menggambarkan keadaan (atribut/property) suatu sistem. Sekaligus menawarkan layanan unik
manipulasi keadaan tersebut (metode/fungsi).Class
diagram menggambarkan struktur dan deskripsi class, package dan objek
beserta hubungan satu sama lain seperti pewarisan dan lain-lain.Berikut adalah
gambar class diagram sistem aplikasi
penjualan pada Toko Alamtaro yang diusulkan:
Perancangan Antarmuka
(Interface)
Perancangan antar muka sangat penting dalam
membangun sebuah aplikasi, karena dapat memberikan gambaran mengenai aplikasi
yang dibuat sehingga memudahkan user
berinteraksi dengan dengan sistem yang baru.
Struktur Menu
Struktur menu merupakan bentuk umum dari suatu
rancangan aplikasi untuk memudahkan user
pada saat menjalankan aplikasi,sehingga user tidak mengalami kesulitan untuk
memilih menu-menu yang diinginkan.Pada perancangan ini dibuat menu yang dapat
mengintegrasikan seluruh data dalam suatu sistem dan disertai dengan instruksi
yang ada pada pilihan menu tersebut. Berikut gambar struktur menu aplikasi
penjualan pada Toko Alamtaro:
Form Utama
Perancangan Input
Perancangan input merupakan proses dimulainya
suatu sistem aplikasi. Dalam proses perancangan input ini suatu data yang
dimasukan akan mempengaruhi data yang akan ditampilkan.
Form Login
Form User Account
Form Ganti Password
Form Input Barang
Form Input Penjualan
Implementasi Basis Data
Struktur Table
Pada setiap struktur tabel
terdapat nama field yang terdiri dari beberapa record dan tipe data untuk menentukan tipe data apa saja yang akan
digunakan untuk mendeskripsikan record
yang akan dibuat.
Table User
Tabel user
terdiri dari 4 field name yaitu
Id_User, Nm_User, Password dan
Hak Akses.
Berikut adalah struktur tabel user:
No
|
Nama Field
|
Jenis
|
Lebar
|
Keterangan
|
1
2
3
4
|
Id_User
Nm_User
Password
HakAkses
|
Char
Varchar
Varchar
Char
|
10
40
70
20
|
Id User ( PK )
Nama User
Password
Hak Akses
|
Keterangan:
PK = primary Key
Table Barang
Tabel barang terdiri dari 4 field name yaitu Kd_Brng, Nm_Brng, Harga dan Stock.
Berikut adalah struktur tabel barang:
No
|
Nama Field
|
Jenis
|
Lebar
|
Keterangan
|
1
2
3
4
|
Kd_Brng
Nm_Brng
Harga
Stock
|
Char
Varchar
Integer
Integer
|
10
30
-
-
|
Kode Barang ( PK )
Nama Barang
Harga
Stock
|
Keterangan: PK = Primary Key
Tabel Penjualan
Tabel penjualan terdiri dari No_Nota, Tgl_Nota
dan Id_User. Berikut adalah struktur tabel penjualan:
No
|
Nama Field
|
Jenis
|
Lebar
|
Keterangan
|
1
2
3
|
No_Nota
Tgl_Nota
Id_User
|
Char
Datetime
Char
|
10
-
10
|
No Nota ( PK )
Tanggal Nota
Id User ( FK )
|
Keterangan: PK = Primary Key, FK = Foreign Key
Tabel Detil Penjualan
Tabel detail penjualan terdiri dari No_Nota,
Kd_Brng, harga dan Jumlah. Berikut adalah struktur tabel detail penjualan:
No
|
Nama Field
|
Jenis
|
Lebar
|
Keterangan
|
1
2
3
4
5
|
No_Nota
Kd_Brng
Harga
Jumlah
Total_Bayar
|
Char
Char
Money
Integer
int
|
10
10
-
-
-
|
No Nota ( PK )
Kode Supplier ( PK )
Harga
Jumlah
Total Bayar
|
Keterangan: PK = Primary Key
Penutup
Berdasarkan uraian-uraian yang telah paparkan diatas, saya menarik kesimpulan mengenai solusi yang tepat untuk mengatasi semua permasalahan yang timbul dengan membuat suatu aplikasi penjualan yang berfungsi sebagai sistem alternatif yang dapat membantu dalam transaksi penjualan pada Toko Alamtaro. Aplikasi ini digunakan sebagi pelengkap dari aktivitas penjualan sehingga dapat melayani dengan cepat kebutuhan palanggan dan membantu mempermudah pekerjaan user serta dapat mengikuti perkembangan teknologi sehingga dapat membantu kemajuan perkembangan perusahaan. Dengan pembuatan aplikasi penjualan ini dapat diambil beberapa kesimpulan antara lain:- Sistem yang baru diharapkan dapat mengatasi semua permasalahan yang dihadapi selama ini.
- Dengan adanya aplikasi penjualan yang dipakai akan meningkatkan keuntungan serta kemajuan perusahaan.
- Proses kerja dapat dilakukan dengan cepat dan efisien serta memberikan kemudahan dalam menjalankan pekerjaan user.
